Wie moet nu het onderhoud doen; zelf, de installateur of toch een derde?
Contractueel onderhoud? Maar door wie dan?
Om een keuze te maken wie het beste uw technische contractuele onderhoud kan uitvoeren; uzelf, uw installateur of een derde partij, dienen we wel eerst dit onderhoud te definiëren. Het contractuele onderhoud omvat alle (hoofdzakelijk installatietechnische) onderhoudsactiviteiten met een frequentie van minimaal éénmaal per jaar. We spreken dan van contractueel onderhoud, omdat dit onderhoud over het algemeen contractueel wordt uitbesteed. De onderhoudspartij verricht in het kader van het contract al het onderhoud als inspecties en correcties en hij wordt ook geconfronteerd met ontstane storingen.
Nu hebben we een definitie en kunnen we bepalen wie het onderhoud gaat uitvoeren. Makkelijk is het om direct al het onderhoud in opdracht te geven aan uw installateur. Maar met betrekking tot het onderhoud na oplevering bestaat het onjuiste idee dat onderhoud na oplevering niet noodzakelijk is, omdat je installateur toch garantie geeft. Het is u vast bekend dat bijvoorbeeld garagebedrijven hun garantieverplichtingen alleen nakomen, wanneer het geprogrammeerde onderhoud is uitgevoerd.
Maar let op: op het moment dat uw project wordt opgeleverd, spelen toch verschillende zaken:
- Naar alle waarschijnlijkheid is bij oplevering een lijst opgesteld van zichtbare gebreken en tekortkomingen. Uw leveranciers moeten deze binnen een vooraf bepaalde tijd wegwerken.
- Uw leveranciers hebben garantieverplichtingen, doorgaans ten aanzien van de technische kwaliteit van geleverde zaken, de functionaliteit ervan (het proces) en het procesresultaat (bijvoorbeeld het klimaat).
- De garantieplichtige leverancier zal verlangen dat het geleverde wordt onderhouden vanaf het moment van oplevering. Het onderhoud moet dus op het moment van oplevering uitgevoerd worden. Dit betekent dat u moet weten welke zaken het betreft en dat het 'contractuele' onderhoud als inspecties, correcties en storingen juridisch is gedefinieerd en dat het onderhoudscontract op de markt is gezet.
Deze drie zaken kunt u dus gemakkelijk regelen door uw leverancier na oplevering het onderhoud te gunnen. Alle toekomstige problemen worden dan met dezelfde partij geregeld. Bovendien heeft uw onderhoudsaannemer als voormalige leverancier de benodigde inventarisaties bij de hand. Aan deze voor de hand liggende constructie kleven zoals gezegd echter enkele forse nadelen.
Tegenstrijdige belangen worden zeer groot
Wanneer uw hoofdaannemer na de oplevering gaat functioneren als uw 'nieuwe' onderhoudsaannemer, ontstaan tussen u en uw leverancier direct tegenstrijdige belangen:
- Uw onderhoudsaannemer krijgt de gelegenheid de lijst van zichtbare gebreken af te werken in de tijd die hij feitelijk moet besteden aan het onderhoud.
- Uw onderhoudsaannemer heeft er geen belang bij om onzichtbare gebreken op te sporen, omdat hij daar als voormalige leverancier vanuit zijn garantieverplichtingen zelf namelijk aansprakelijk voor is.
- Wanneer hij niettemin gebreken opspoort, bestaat het gevaar dat de kosten ervan administratief worden verward met buitencontactuele kosten, omdat de onderhoudsaannemer er vanuit zijn contract met u niet verantwoordelijk voor is. Deze laatste kunnen dan bij u in rekening worden gebracht.
- Het onderhoudscontract is meestal niet in concurrentie aanbesteed en daardoor mogelijk niet marktconform en dus te duur.
De dreigende rampen in kaart gebracht
Wanneer u ten tijde van de oplevering het contractuele onderhoud niet aan een derde partij uitbesteedt door middel van een risicodragend contract (een contract waarbij de leverancier het risico neemt), zullen de verborgen gebreken gedurende de garantieperiode onvoldoende of geheel niet bekend worden. En dat is zonde van de afgedwongen garantie. Bovendien loopt u het risico, dat er nooit meer iets aan wordt gedaan, of dat alleen de symptomen worden bestreden, zonder dat echt naar de oorzaak wordt gezocht. Dan staat u aan de wieg van een 'sick building'.
Daarnaast moet u het belang van een gedegen inventarisatie niet onderschatten. Uw leverancier weet best wat er geleverd is, maar is hij ook in staat objectief alles namens u te beschrijven? Een oppervlakkige inventarisatie is gewoonweg niet functioneel. Een goede inventarisatie moet zó diep zijn, dat u (en uw onderhoudsaannemer) de risico's kunt inschatten. Een ideale situatie ontstaat, wanneer de inventarisatie wel door de leverancier wordt geleverd bij de oplevering, maar dat u hieraan de juiste eisen stelt. Het beste is dus om deze verplichting al als artikel in het bestek van de renovatie of nieuwbouw op te nemen. Hierin staan uw wensen als de structuur en de diepte van de inventarisatie, alsmede de gegevensdrager en het formaat van de gegevens. Echt leuk wordt het pas wanneer uw leverancier gaat inventariseren in uw huidige FMIS of Amis systeem. Dus op de vraag 'wie gaat het onderhoud doen': Niet uw leverancier, maar een derde. En als u van mening bent dat u het zelf beter kan dan welke derde dan ook, is dat de oplossing.
